Всем здравствуйте! Это Шелуханова Олеся — руководитель отдела по расчету заработной платы и кадрового делопроизводства. В первую очередь напомню, что наша замечательная компания «Зинин Бизнес Хаб» сдает в аренду предпринимателям прокачанные бизнес-мозги (в том числе и мой). А о том, как их можно применить, мы с коллегами пишем здесь, на канале Зинин ZNает.

Как быстро летит время — вот уже июнь на исходе, а, казалось, совсем недавно закончился самый длительный отчетный период для бухгалтеров, когда:
• до конца января сдается годовая отчетность за 4 квартал предыдущего года по налогам с заработной платы,
• потом до конца февраля бухгалтерская отчетность по кадровым мероприятиям,
• далее — подтверждение основного вида деятельности плавно пересекается с отчетным периодом за первый квартал, и это длится до конца апреля.
Между этим ежемесячная отчетность по заработной плате для СФР, ИФНС и Росстат. Абсолютно незаметная работа для клиентов «Зинин Бизнес Хаба». Незаметная потому, что бухгалтеры действуют слаженно и четко как часики.

Когда-то и я сама была на месте наших клиентов — сидела напротив потенциальных представителей аутсорсинга бухгалтерских услуг перед заключением договора на обслуживание и завуалированно рассказывала о нашем бизнесе так, чтобы основное понимание деятельности компании было описано, а ее сущность не раскрыта. Внутри компании происходили изменения в целях оптимизации бизнес-процессов: менялись директора, чтоб спрятать аффилированность лиц. Менялись юридические адреса, так как нашли офис подешевле. Менялись виды деятельности, чтобы подстроиться под клиента и получить контракт. В то время я не особо интересовалась бухгалтерией, стараясь закрыть рабочие процессы на своем поле ответственности: передавала горы первичной документации по описи, дабы не потерять ни один документ; отправляла информацию по приему/отсутствию/увольнению сотрудников и подписывала отчеты, которые приносил курьер от бухгалтерии для сдачи в налоговую. Цифры в печатных декларациях мне ни о чем не говорили, равно как и значение отчетности. Основное, что я знала — она должна быть, иначе оштрафуют. На худой конец, если цифры в декларациях будут неправильными, и это приведет к штрафным санкциям, бухгалтерия все равно компенсирует, такова их ответственность.

Со временем я начала работать бухгалтером на аутсорсе и поняла все последствия своих ошибок в построении работы с бухгалтерией.

Бухгалтер, работающий на участке заработной платы и кадрового делопроизводства (ЗУП) ведет 50-60, а иногда и больше клиентов (зависит от их сложности). Конечно же, каждый клиент приоритетный, важный, первостепенный, первоочередный. Основная задача клиента — выстроить работу таким образом, чтобы информация в бухгалтерию поступала незамедлительно. При грамотном взаимодействии отчетность закрывается без каких-либо последствий.

Расскажу о самых частых ошибках в работе с бухгалтерией, с которыми я столкнулась, пока была в качестве клиента, и которые позже оборачивались сюрпризом для бухгалтеров на аутсорсе (об этом я узнала, уже будучи бухгалтером).

Ошибка первая. Клиент меняет генерального директора: связывается с юристами, готовит решения/протоколы, вносит изменения в уставные документы, должным образом извещает ФНС, сообщает об этом в банк, подписывает договоры с контрагентами клиента. И вот все сложности и манипуляции закончены, работа продолжается — теперь можно выдохнуть. Бухгалтерию, к сожалению, об этом не уведомляют, потому что бухгалтерия не клиент — это ей платят деньги, чтоб она работу работала.

Бухгалтер, ни о чем не ведая, формирует отчет, направляет в налоговую и получает отказ в приеме декларации. Озадаченно открывает протокол отказа — и вот он, сюрприз: декларация не принята по причине «неправильное указание сведений о руководителе организации, индивидуальном предпринимателе». Бухгалтер заказывает выписку из ЕГРЮЛ и видит информацию о смене генерального директора. В соответствии со ст. 80 НК РФ, представлять декларацию необходимо лицу, имеющему право действовать без доверенности или владеющему этой самой доверенностью.

Ошибка вторая. Клиент меняет юридический адрес с целью оптимизации расходов — нашли более бюджетный вариант помещения, подходящий по всем параметрам. Клиент с помощью юристов готовит документы об изменении юридического адреса, вносит изменения в устав, уведомляет налоговую. Иногда о таком, казалось бы, незначительном событии сообщают своим клиентам. Такая ситуация случилась в компании, где я работала. Мой руководитель тогда сказал: «Какая разница, какой у нас адрес? Услуги мы все равно оказываем». Я по неопытности пожимала плечами — руководителю лучше знать, он был тут бухгалтером за пять лет до моего трудоустройства. Это потом он вырос в должности и передал ведение бухгалтерии на аутсорс.

Согласно все той же ст. 80 НК РФ налоговая и бухгалтерская отчетность сдаются в налоговую по месту нахождения организации (я не говорю о тех компаниях, которые имеют обособленные подразделения и филиалы). При смене юридического адреса на другой район в крупных городах меняется и налоговая, в которую следует предоставлять отчеты. Здесь следует сказать о делении территорий по муниципальным образованиям, к которым привязывается территориальный адрес. Каждое муниципальное образование имеет свой классификационный номер — ОКТМО. Эта аббревиатура расшифровывается как «Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований». Бывает, что одна налоговая администрирует несколько муниципальных образований.

Сдал, значит, наш бухгалтер отчет, сидит и проверяет по всем базам результат отправленных деклараций. В одной из клиентских баз красным жирным шрифтом светится: «Отчет не принят». Открывает протокол и … сюрприз: «Не найден плательщик по ИНН».

Ошибка третья. Одна из сотрудниц клиента вышла замуж, поменяла фамилию, получила новый паспорт (возможно еще и ИНН, и СНИЛС) и сообщила в кадровый отдел. При правильном кадровом учете HR внесет изменения в личную карточку сотрудницы и трудовую книжку. Обычно этим и заканчивается. Событие личного масштаба, и афишировать его чужим людям незачем.

Бухгалтер на аутсорсе, не предупрежденный об изменениях, сдает ежемесячную отчетность по сотрудникам и получает протокол с информацией: «Сдан частично, требуются уточнения». Открывает протокол, и вот он, сюрприз: «Фамилия», «Имя», «Отчество» должны соответствовать данным в СФР (Социальный Фонд России). Хорошо, если эту информацию бухгалтер увидел в базе до того момента, как истек крайний срок сдачи отчетности, и есть время подать повторно корректные сведения. В худшем случае за предоставление недостоверных сведений в отчете будут штрафные санкции по вине клиента.

Еще один пример со сменой фамилии. Сотрудница клиента сообщила об изменении фамилии, клиент поставил в известность бухгалтерию, бухгалтер внес новую фамилию в базу. Казалось бы, все предусмотрели. Бухгалтер формирует отчет, и он не проходит. Протокол тот же самый, что и в предыдущем случае. Только сотрудница не стала подавать сведения в СФР об изменении своих персональных данных, номер СНИЛС и ИНН не меняется же. То есть СФР и ФНС не получили информацию о смене фамилии у Ивановой, которая стала Петровой. У них в базе Иванова всё еще Иванова, а отчет подается уже на Петрову. Программа контролирующих органов находит указанные в отчете ИНН и СНИЛС сотрудницы и считывает, что данные номера принадлежат некой Ивановой, выдавая несоответствия в поданных сведениях за ошибку, как итог — отчет не принят.

Некоторые из аутсорсинговых бухгалтерий, с которыми я работала в качестве клиента, за внесение изменений в подготовленные и отправленные отчеты, взимали плату в размере до 5 000 руб. В «Зинин Бизнес Хабе» работают клиентоориентированные специалисты и за внесение корректировок в отчеты плату не берут, продолжая добросовестно исполнять взятые на себя обязательства.

А вывод, который я для себя в свое время сделала: бухгалтерия, даже на аутсорсе, — полноценное структурное подразделение компании клиента, с которым надо коммуницировать и налаживать работу, сообщая обо всех изменениях в организации.

Комментарий Владимира Зинина:

В этом посте Олеся выразила одну из главных болей аутсорсеров любой специальности — недостаточную коммуникацию с клиентом. А ведь из-за того, что бухгалтерия не своя штатная, а на аутсорсе, контакт с ней должен быть еще более плотным. Работники одной компании находятся как бы в едином информационном поле (про замужество той же Ивановой бухгалтер от кадровика и на перекуре узнать может). Аутсорсинговая служба к этому полю доступа не имеет…

Поэтому, если вы наш клиент, старайтесь сообщать в «Зинин Бизнес Хаб» о любых изменениях в вашей компании. Даже если считаете, что они незначительны и не важны. Тогда наши супер-бизнес-мозги будут работать для вас максимально эффективно и без сбоев.