Здравствуйте! Это руководитель московского офиса «Зинин Бизнес Хаба» Александр Шемендюк. Как обычно, напоминаю, что наша компания может взять на себя все вопросы, связанные с бухгалтерским, налоговым и управленческим учетом вашей компании. И не только! Мы можем наладить вашу 1С, решить любые вопросы автоматизации управленческих процессов, избавить вас от проблем общения с контролирующими органами и многое-многое другое. Фактически мы сдаем в аренду своим клиентам прокачанные бизнес-мозги, заточенные на решение любых задач финансово-экономического управления предприятием. Воспользуйтесь! А пока — очередная порция полезной информации…

Так чем же аутсорсинг отличается от бухгалтера в штате? Часто сталкиваемся с этим вопросом, а чаще всего его задают клиенты, находящиеся в среднем сегменте потребителей бухгалтерских услуг (малый и средний бизнес с некоторым количеством трудоустроенных сотрудников). Это связано с тем, что даже крепко и давно держащейся на плаву компании иногда приходится искать пути снижения затрат, чтобы не пойти ко дну, а, как мы уже говорили ранее, аутсорсинг может хорошо помочь в этом вопросе.

Напомню, в чем секрет невысокой стоимости аутсорсинга. Рабочее время главного бухгалтера не состоит из сплошных мозговых штурмов и поисков выхода из сложных ситуаций — в основном это рутина, повторяющаяся изо дня в день: одни и те же типовые вопросы, которые вполне способны решить специалисты более низкой квалификации. Поэтому, используя бухгалтерский аутсорсинг, вы не оплачиваете работу главного бухгалтера полный рабочий месяц — мы подключаем нужных специалистов в те моменты, когда их квалификация действительно необходима (например, получено нестандартное требование из налоговой или просто нужно финализировать бухгалтерскую отчетность). Поэтому такой подход значительно дешевле.

Так вот те, кто задумался наконец о том, чтобы перейти к нам на обслуживание, хотят знать, чем будет отличаться жизнь без своего «карманного» главбуха. С удовольствием расскажу, ведь по факту ничего критично страшного в аутсорсинге нет, отличия нельзя назвать ни плюсами, ни минусами — скорее, это особенности переходного периода, к которым нужно привыкнуть, и не более того:

1) Удаленная бухгалтерия не контактирует с вашими контрагентами напрямую.

Придется навести порядок во внутренних хозяйственных процессах, чтобы не возникло проблем с документами. В идеале, в любой компании должны быть четко разграничены обязанности между сотрудниками, определены центры финансовой ответственности, каждый сотрудник должен понимать, за что он отвечает, и не сваливать ни на кого свою работу. Сейчас поясню, что я имею в виду, на примере.

Следующую картину мы видим довольно часто. Если за каждым отделом не закрепить четкий регламент работы и не обозначить ответственность за нарушение порядка, то, например, главный механик (или другой руководитель направления) будет открывать пинком дверь в бухгалтерию и возмущаться: «Я ничего не понимаю! Позвоните срочно в магазин и договоритесь с ними, чтобы мне исправили накладную». И порой бухгалтер, будучи человеком чутким к крикам о помощи своих коллег, вынужден звонить на заправки, в хозяйственные магазины, склады, чтобы добыть документы по закупкам и успокоить просящего, который «ничего не понимает» или не хочет понимать и, пользуясь добротой, сваливает на других свою работу. А бывает и того хуже, особенно с точки зрения порядка, ответственное (безответственное) за определенные закупки лицо, просто избегает бухгалтерию и игнорирует порядок предоставления документов.

Поскольку в «Зинин Бизнес Хабе» специалисты работают быстро и делают много, мы никак не можем позволить себе подобную ситуацию. Мы с определенной периодичностью информируем в виде наглядного и понятного отчета ваших ответственных лиц о том, каких документов и по каким сделкам не хватает, и принимаем эти документы к учету только после того, как получим их от исполнителей. Если нужно, то проконсультируем по телефону. Все четко, быстро и в установленном порядке.

2) Нужно обозначить ответственных лиц, связанных с бухгалтерией, которые будут коммуницировать с нами по каждому участку, сопровождающему деятельность компании, а также определить, где будут храниться оригиналы первичных документов.

Что я имею в виду. Если компания занимается оптовой торговлей, например, то реализацией продукции занимаются менеджеры, которые ведут весь процесс от получения заявки на поставку и до подписания документа на реализацию. При этом нужно закрепить за сотрудниками таких участков в вашей внутренней структуре обязанность приводить свои документы в порядок и хранить их или (и) направлять в бухгалтерию.

Как показывает практика, исходя из финансовой безопасности и элементарной экономии времени, первичные документы по сделкам в оригинале чаще всего целесообразно оставлять в компании. Но можно и нам отправлять, мы для этого обеспечим курьера и будем архивировать документы. То же самое с кладовщиками и кадровиками либо начальниками отделов — им придется подписывать кадровые документы и согласовывать с сотрудниками, они же будут выдавать сотрудникам расчетные листки по заработной плате. Определить, какие документы будут нужны от ваших сотрудников, какой отдел внутри вашей структуры и какие именно документы должен предоставить, мы поможем индивидуально.

3) Коммуникация будет происходить через личный кабинет либо почтой, либо по телефону, либо сразу всеми тремя способами одновременно.

Всю нужную бухгалтерии информацию, которую мы определяем с каждым клиентом при заключении договора и закрепляем за ответственными лицами клиента, нужно будет направлять электронно (почта, личный кабинет). Если клиент захочет, чтобы первичные документы по реализации готовили мы, то нужно будет почтой либо через личный кабинет оперативно отправлять нам сведения для подготовки документов. Если же первичными документами занимается сам клиент, то он направляет нам уже готовые документы, которые нужно учесть.

4) Удаленная бухгалтерия не акцептует платежи.

Списать деньги с расчётного счета (оплатить покупки и прочее) может либо сам директор, либо его штатное доверенное лицо, которое он определит. «Зинин Бизнес Хаб» своевременно подготовит все необходимые платежи, налоговые и зарплатные платежи предварительно согласует, сделает реестр платежей, но нажать кнопку «оплатить» должен тот, кто имеет такие полномочия.

5) Нужно определиться, где технически будет расположена база 1С-бухгалтерии.

Если у вас есть техническая возможность самостоятельно обслуживать базу 1С, делать бэкапы (ежедневные сохранения архивов), обновлять платформу 1С и есть, собственно, сам сервер, то достаточно будет предоставить нам доступы в формате, который позволит нашим специалистам работать в базе одновременно и независимо друг от друга. Если же сервера нет, то мы вам поможем разместить базу удаленно, при этом возьмем на себя и обновление, и техническое обеспечение базы, но доступ для ваших сотрудников в базу будет платный (провайдер облачного доступа устанавливает оплату 1950 руб. в месяц за одно учетное рабочее место).

Это основные моменты, к которым нужно подготовиться прежде всего морально, поскольку на практике конечный вариант взаимодействия выстраивается со множеством нюансов ввиду специфики отдельных клиентов, и мы поможем вам в этом индивидуально. А в дальнейшем вас ждут только плюсы — значительная экономия и строгий порядок в работе, никаких споров и лишних межличностных передряг, как часто бывает в случае со штатным бухгалтером.

Комментарий Владимира Зинина:

Александр прямо по полочкам все разложил и очень подробно расписал. Мне даже и добавить нечего. Тем более что я тоже не раз писал на эту тему. Так что приглашаю еще раз взвесить все те выгоды, которые получает малый и средний бизнес, переводя свою бухгалтерию на аутсорс, и взять уже, наконец, в аренду наши прокачанные бизнес-мозги. Арендная плата на порядок меньше зарплаты главбуха, а качество ведения учета даже выше!